En el mundo empresarial que cambia rápidamente, las empresas buscan constantemente soluciones innovadoras para mejorar la eficiencia y la flexibilidad. Una de esas soluciones que ha ganado un impulso significativo es el concepto de espacios de trabajo flexibles. Los espacios de trabajo flexibles, que alguna vez fueron una oferta de nicho, ahora se han convertido en una opción habitual para empresas de todos los tamaños, desde nuevas empresas hasta empresas establecidas. Pero, ¿qué son exactamente los espacios de trabajo flexibles y por qué se están convirtiendo en una parte indispensable de la estrategia empresarial moderna?

¿Qué es un espacio de trabajo flexible?

El líder global de bienes raíces de HLB, Ralph Mitchison, habla con Simon Skates, consultor de Colliers SmartFlex, para explorar las razones de peso que impulsan la adopción de espacios de trabajo flexibles, desde sus beneficios financieros y previsibilidad de costos hasta la mejora de la experiencia y agilidad de los empleados en tiempos de incertidumbre.

Ralph Mitchison (RM): Hola Simon, ¿podrías ayudarnos a explicar con más detalle qué es un "espacio de trabajo flexible" y cuáles son las razones clave por las que las empresas eligen utilizarlo?

Simon Skates (SS): Hola, Ralph, un espacio de trabajo flexible abarca una variedad de soluciones de oficina subcontratadas, que van desde coworking, espacios de oficinas privadas e incluso pisos o edificios exclusivos. Todas estas soluciones son integrales, lo que significa que los ocupantes pagan una única factura, lo que reduce el tiempo de administración interna y ofrece adquisiciones eficientes y simplificadas.  

Por supuesto, "flexible" es una palabra subjetiva, pero normalmente este tipo de solución de oficina es más ágil que los arrendamientos tradicionales, lo que significa que las empresas pueden alquilar el espacio durante el plazo que necesiten en lugar de varios años. A medida que las empresas se expanden o tienen incertidumbre sobre sus requisitos laborales, el espacio de trabajo flexible puede ayudar a reducir el riesgo de ocupar demasiado o muy poco espacio.

Generalmente hay una combinación de razones por las que las empresas eligen este tipo de espacio de oficina y razones adicionales incluyen el acceso a edificios de mayor calidad, mejores comodidades y servicios, velocidad de acceso y reducción del gasto de capital inicial porque el equipamiento está incluido en el costo.

RM: ¿Cuáles cree que son las ventajas financieras más convincentes de los espacios de trabajo flexibles para las empresas?

SS: Una de las ventajas financieras más convincentes de los espacios de trabajo flexibles es que los costos iniciales son significativamente más bajos, lo que significa que las empresas no necesitan invertir mucho en mobiliario de oficina, renovaciones o infraestructura. En cambio, pueden redirigir esos fondos hacia oportunidades de crecimiento, contratación y actividades comerciales principales.

Además, los espacios de trabajo flexibles eliminan el riesgo de compromisos a largo plazo, lo que permite a las empresas ajustar sus requisitos de espacio a medida que evolucionan sus necesidades. Esta flexibilidad puede generar ahorros sustanciales, especialmente para la entrada de nuevos mercados, empresas en etapa inicial y pequeñas empresas que a menudo enfrentan trayectorias de crecimiento impredecibles. 

Si bien las empresas más grandes con planes más estables pueden encontrar los arrendamientos tradicionales más rentables a largo plazo, la conversión a un modelo Opex (gastos operacionales) mitiga el gasto de capital y reduce el riesgo financiero de requisitos de espacio incorrectos con la capacidad de ampliar o reducir con espacios de trabajo flexibles.

RM: ¿Cómo contribuyen los espacios de trabajo flexibles a la certeza de costos para las empresas?

SS: Los espacios de trabajo flexibles brindan una tarifa mensual única con todo incluido que cubre el alquiler, cargos por servicios, impuestos, servicios públicos, mantenimiento, servicios de limpieza, conectividad, refrigerios y, a menudo, comodidades. Este modelo de precios combinados ayuda a las empresas a evitar los costos inesperados que pueden surgir con los arrendamientos tradicionales, como reparaciones, aumentos en las tarifas de servicios públicos, aumentos en la revisión del alquiler o cargos por servicios inesperados.

Para muchas empresas, este coste ciertamente permite una planificación financiera más precisa y una reducción de la carga administrativa. Si bien los arrendamientos tradicionales pueden ofrecer costos mensuales más bajos si se negocian bien, la previsibilidad y la simplicidad de los espacios de trabajo flexibles a menudo superan esos ahorros potenciales para muchas empresas, especialmente si los planes de una empresa cambian y necesitan reducirse o expandirse.

RM: Parece haber más opciones para las empresas que están considerando espacios de trabajo flexibles, ¿qué ha cambiado?

SS: Ha habido un crecimiento significativo en la última década, desde operadores existentes, nuevos entrantes y propietarios que ahora ofrecen productos de espacios de trabajo flexibles. Este crecimiento ha resultado en muchas más opciones y diversidad de oferta.  Las empresas tienen muchas más opciones en cuanto a ubicaciones, calidad de construcción, niveles de servicio, comodidades, tamaño y configuraciones, lo que garantiza que encuentren la opción perfecta para su equipo y operaciones.

Las empresas pueden beneficiarse de una gama más amplia de comodidades de las que a menudo es posible ofrecer en un arrendamiento convencional, esto se debe a que el espacio requerido para estos espacios adicionales hace que su costo sea prohibitivo. Las soluciones de espacio de trabajo flexibles ofrecen a los ocupantes una diversidad mucho mayor de espacios adicionales como parte de su oferta. Muchos ocupantes se sorprenden de las instalaciones disponibles dentro de estas soluciones y sus empleados se benefician de un entorno de trabajo más productivo.

Cuando las empresas acceden a nuevos mercados, ¿qué papel desempeñan los espacios de trabajo flexibles en su estrategia?

RM: Proporcionan una opción de bajo riesgo y alta flexibilidad para las empresas que ingresan a nuevos mercados. Ofrecen soluciones de oficina escalables a corto plazo que permiten a las empresas establecer una presencia rápidamente sin comprometerse con arrendamientos a largo plazo o gastos de capital significativos.

Esta agilidad es crucial a la hora de probar nuevos mercados, ya que las empresas pueden ajustar sus necesidades de espacio en función de la respuesta y el crecimiento del mercado. Además, los espacios de trabajo flexibles suelen ofrecer oportunidades para establecer contactos y conocer el mercado local, lo que puede resultar invaluable para una entrada exitosa en el mercado.

¿Puede explicarnos cómo los espacios de trabajo flexibles mejoran la experiencia laboral general de los empleados?

SS: A menudo, este tipo de espacios de trabajo cuentan con una variedad de comodidades que mejoran significativamente la experiencia laboral de los empleados. Estos pueden incluir generosas áreas comunes, espacios para grupos pequeños, cabinas telefónicas, salas de reuniones, refrigerios e incluso gimnasios y programas de bienestar como clases de yoga y fitness.

Estas comodidades no sólo aumentan la satisfacción y la productividad de los empleados, sino que también ayudan a crear un entorno de trabajo vibrante y atractivo. Los empleados aprecian la flexibilidad de elegir diferentes entornos de trabajo dentro del mismo espacio, como oficinas privadas, escritorios abiertos y áreas de colaboración. 

Cada vez vemos más ocupantes que desean estar en los edificios más sostenibles y energéticamente eficientes; sin embargo, a menudo es imposible ocupar estos edificios a menos que se alquile a largo plazo un piso completo. Las soluciones de espacio de trabajo flexibles dentro de este tipo de activos suelen ser la única forma de que los requisitos más pequeños (en tamaño) obtengan acceso a este tipo de edificios. A medida que los compromisos Net Zero se vuelven cada vez más importantes, esperamos que crezca la demanda de los ocupantes que adoptan espacios de trabajo flexibles en los edificios con mayor eficiencia energética. 

Si bien los arrendamientos tradicionales pueden ofrecer configuraciones de oficina más personalizadas con el tiempo, el entorno dinámico y listo para usar de los espacios de trabajo flexibles puede generar mejoras inmediatas en la moral y la eficiencia de los empleados.

Ante la incertidumbre sobre si los empleados utilizarán plenamente la oficina, ¿cómo los espacios de trabajo flexibles brindan agilidad a las empresas?

SS: Los espacios de trabajo flexibles ofrecen a las empresas la agilidad de ajustar su espacio de oficina en función del uso real sin verse atrapadas en compromisos a largo plazo. Si una empresa descubre que vienen menos empleados a la oficina, puede reducir su tamaño a un espacio más pequeño o cambiar a un modelo más híbrido en comparación con un arrendamiento fijo a largo plazo.

Por el contrario, si surge una necesidad repentina de incorporar más personal, pueden ampliar su escala rápidamente. Esta adaptabilidad garantiza que las empresas solo paguen por el espacio que necesitan en un momento dado, lo que la convierte en una solución rentable y receptiva a las demandas fluctuantes de espacio de oficina. Además, los espacios compartidos disponibles dentro de estas instalaciones permiten una reserva para acomodar los picos de ocupación que puedan ocurrir.

En su experiencia con arrendamientos comerciales, ¿cuáles son algunas limitaciones o desafíos que podrían enfrentar las empresas y que podrían mitigarse optando por espacios de trabajo flexibles?

RM: Los arrendamientos tradicionales generalmente implican compromisos a largo plazo, altos requisitos de capital inicial, costos de timbre y responsabilidades de mantenimiento y servicios públicos, lo que puede ser un desafío para las empresas que necesitan adaptarse rápidamente a los cambios del mercado o administrar el flujo de caja con cuidado.

Las empresas también pueden luchar con la rigidez de los arrendamientos tradicionales si experimentan un rápido crecimiento o reducción de personal. También hay un plazo más largo para ocupar espacios de arrendamiento tradicionales debido a la adquisición de acondicionamiento y al proceso legal; sin embargo, hay algunos ejemplos de propietarios que ofrecen una solución puente de “espacio equipado”, que es un arrendamiento pero está listo para ocupar. 

Los espacios de trabajo flexibles mitigan estos problemas al ofrecer términos de arrendamiento más flexibles, costos iniciales más bajos y precios con todo incluido, lo que brinda una solución más adaptable y financieramente manejable.

Fuente: HLB Global