Además de las facturas, la normativa venezolana también exige que se deban emitir notas de crédito, notas de débito y órdenes de entrega o guías de despacho. Cabe destacar que, el incumplimiento de este deber es sancionado por el Código Orgánico Tributario (COT). Es por ello, que resulta bastante común, sobre todo para las empresas que recién inician sus actividades, preguntarse qué tipo de facturación debe utilizar, a fin de no incurrir en algún tipo de sanción pecuniaria o incluso de clausura.

Al respecto, la Providencia Administrativa Nro. 0071 del 08 de noviembre del 2011, es el instrumento legal que establece las normas generales de emisión de facturas y otros documentos.

Esta menciona en su artículo 6 los medios de emisión de documentos, los cuales son los siguientes:

1. Formatos elaborados por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de  Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
2. Formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
3. Máquinas fiscales. 

¿Cuál de ellos utilizar? 

La normativa también establece en su artículo 6 que, “La adopción de cualquiera de los medios establecidos en este artículo queda a la libre elección de los contribuyentes, salvo lo previsto en el artículo 8 de esta Providencia Administrativa”.

El referido artículo hace alusión al uso exclusivo de las máquinas fiscales. Es decir, los contribuyentes tienen la libertad de elegir el medio de facturación más apropiado para su empresa. Sin embargo, será obligatorio el uso exclusivo de la máquina fiscal, cuando concurran las circunstancias mostradas a continuación:

1. El contribuyente obtenga ingresos brutos anuales superiores a un mil quinientas unidades tributarias (1.500 U.T.)
2. Realicen mayor número de operaciones de ventas o prestaciones de servicios con sujetos que no utilicen la factura como prueba de desembolso o del crédito fiscal según corresponda.
3. Desarrollen conjunta o separadamente alguna de las actividades que indica el artículo 8 de la providencia (los cuales incluyen una gran cantidad de ventas y servicios). 

Es importante resaltar que, los usuarios que comiencen a utilizar las máquinas fiscales una vez nacida la obligación tributaria no podrán utilizar los formatos o formas libres para facturar, excepto cuando ocurra alguna de las situaciones establecidas en el artículo 11 de la Providencia Administrativa; caso en el cual podrá utilizar los formatos (facturas manuales), para emitir la factura. A continuación se enumeran las situaciones mencionadas:

1. La máquina fiscal no sea capaz de imprimir el nombre o razón social y número de RIF de comprador, y este requiera el documento como prueba del desembolso.
2. La máquina fiscal se encuentre inoperante o averiada.
3. La máquina fiscal no pueda emitir notas de débito y notas de crédito.
4. El usuario realice operaciones por cuenta de terceros.
5. El usuario realice operaciones de exportación.
6. El usuario realice operaciones de ventas fuera del establecimiento a través de ruteros, vendedores a domicilio, representantes y otros similares a los aquí señalados.
7. El usuario realice operaciones en donde deba emitir, por solicitud del cliente, más de una copia de la factura, por exigencias de normas legales o reglamentarias, así como por solicitud de los órganos y entes públicos. 

Por consiguiente, es necesario que se mantenga de forma permanente en el establecimiento los talonarios de facturación manual.

¿Qué aplica para los contribuyentes que no son usuarios de las máquinas fiscales? 

Tal como lo señala el artículo 6 de la Providencia Administrativa, “Los sujetos pasivos que no están obligados al uso de máquinas fiscales, podrán utilizar simultáneamente más de un medio de emisión de facturas y otros documentos”. En todo caso, cada tipo de factura debe cumplir con los requisitos que también indica la legalidad. 

Por lo tanto, lo más recomendable para toda empresa, es que consulte con especialistas tributarios sobre la materia, y de esta manera tome la mejor decisión para su negocio, evitando incurrir en algún ilícito tributario.