Espacios de trabajo flexibles: la clave para la agilidad y la eficiencia en la era moderna
13 noviembre 2024
Una conversación con Ralph Mitchison (líder global de bienes raíces de HLB) y Simon Skates (consultor; Colliers SmartFlex)
En un mundo empresarial en constante cambio, las empresas buscan constantemente soluciones innovadoras para mejorar la eficiencia y la flexibilidad. Una de esas soluciones que ha ganado mucha fuerza es el concepto de espacios de trabajo flexibles. Los espacios de trabajo flexibles, que en su día eran una oferta de nicho, se han convertido en una opción habitual para empresas de todos los tamaños, desde las nuevas empresas hasta las empresas consolidadas. Pero ¿qué son exactamente los espacios de trabajo flexibles y por qué se están convirtiendo en una parte indispensable de la estrategia empresarial moderna?
¿Qué es un espacio de trabajo flexible?
Ralph Mitchison, líder global de bienes raíces de HLB, habla con Simon Skates, consultor de Colliers SmartFlex, para explorar las razones convincentes que impulsan la adopción de espacios de trabajo flexibles, desde sus beneficios financieros y previsibilidad de costos hasta la mejora de la experiencia de los empleados y la agilidad en tiempos de incertidumbre.
Ralph Mitchison (RM): Hola Simon, ¿podrías ayudarme a explicar con más detalle qué es el "espacio de trabajo flexible" y cuáles son las razones principales por las que las empresas deciden utilizarlo?
Simon Skates (SS): Hola Ralph, un espacio de trabajo flexible abarca una variedad de soluciones de oficina externalizadas, que van desde espacios de trabajo compartido, espacios de oficina privados e incluso pisos o edificios exclusivos. Todas estas soluciones son integrales, lo que significa que los ocupantes pagan una sola factura, lo que reduce el tiempo de administración interna y permite una contratación eficiente y simplificada.
Por supuesto, “flexible” es una palabra subjetiva, pero normalmente este tipo de solución de oficina es más ágil que los contratos de alquiler tradicionales, lo que significa que las empresas pueden alquilar un espacio durante el plazo que necesiten en lugar de varios años. A medida que las empresas se expanden o tienen incertidumbre sobre sus requisitos de ocupación, el espacio de trabajo flexible puede ayudar a reducir el riesgo de alquilar demasiado o muy poco espacio.
Generalmente hay una combinación de razones por las que las empresas eligen este tipo de espacio de oficina y otras razones incluyen el acceso a edificios de mayor calidad, mejores comodidades y servicios, velocidad de acceso y menor gasto de capital inicial porque el equipamiento está incluido en el costo.
(RM): ¿Cuáles cree usted que son las ventajas financieras más atractivas de los espacios de trabajo flexibles para las empresas?
(SS): Una de las ventajas financieras más atractivas de los espacios de trabajo flexibles es que los costos iniciales son significativamente más bajos, lo que significa que las empresas no necesitan realizar grandes inversiones en mobiliario de oficina, renovaciones o infraestructura. En cambio, pueden redirigir esos fondos a oportunidades de crecimiento, contratación y actividades comerciales principales.
Además, los espacios de trabajo flexibles eliminan el riesgo de compromisos a largo plazo, lo que permite a las empresas ajustar sus requisitos de espacio a medida que evolucionan sus necesidades. Esta flexibilidad puede generar ahorros sustanciales, especialmente para empresas que ingresan al mercado, empresas en etapa inicial y pequeñas empresas que a menudo enfrentan trayectorias de crecimiento impredecibles.
Si bien las empresas más grandes con planes más estables pueden encontrar que los contratos de arrendamiento tradicionales son más rentables a largo plazo, la conversión a un modelo Opex mitiga el gasto de capital y reduce el riesgo financiero de requisitos de espacio incorrectos con la capacidad de ampliar o reducir con espacios de trabajo flexibles.
(RM): ¿Cómo contribuyen los espacios de trabajo flexibles a la certeza de costos para las empresas?
(SS): Los espacios de trabajo flexibles ofrecen una tarifa mensual única que incluye el alquiler, los cargos por servicios, los impuestos, los servicios públicos, el mantenimiento, los servicios de limpieza, la conectividad, los refrigerios y, a menudo, las comodidades. Este modelo de precios combinados ayuda a las empresas a evitar los costos inesperados que pueden surgir con los contratos de alquiler tradicionales, como reparaciones, aumentos de las tarifas de los servicios públicos, aumentos de la revisión del alquiler o cargos por servicios inesperados.
Para muchas empresas, este costo sin duda permite una planificación financiera más precisa y una carga administrativa reducida. Si bien los alquileres tradicionales pueden ofrecer costos mensuales más bajos si se negocian bien, la previsibilidad y la simplicidad de los espacios de trabajo flexibles a menudo superan esos ahorros potenciales para muchas empresas, especialmente si los planes de una empresa cambian y necesitan reducir o expandirse.
(RM): Parece haber más opciones para las empresas que consideran espacios de trabajo flexibles, ¿qué ha cambiado?
(SS): Durante la última década, se ha producido un crecimiento significativo, ya que los operadores existentes, los nuevos participantes y los propietarios ahora ofrecen productos de espacios de trabajo flexibles. Este crecimiento ha dado lugar a una mayor variedad y diversidad de oferta. Las empresas tienen una mayor variedad de ubicaciones, calidad de los edificios, niveles de servicio, comodidades, tamaño y configuraciones, lo que garantiza que encontrarán la opción perfecta para su equipo y sus operaciones.
Las empresas pueden beneficiarse de una gama más amplia de servicios de los que suelen ofrecerse en un contrato de alquiler convencional, ya que el espacio necesario para estos espacios adicionales hace que su coste resulte prohibitivo. Las soluciones de espacios de trabajo flexibles ofrecen a los ocupantes una diversidad mucho mayor de espacios adicionales como parte de su oferta. Muchos ocupantes se sorprenden de las instalaciones disponibles en estas soluciones y sus empleados se benefician de un entorno de trabajo más productivo.
Cuando las empresas ingresan a nuevos mercados, ¿qué papel juegan los espacios de trabajo flexibles en su estrategia?
(RM): Ofrecen una opción de bajo riesgo y alta flexibilidad para las empresas que ingresan a nuevos mercados. Ofrecen soluciones de oficina escalables y de corto plazo que permiten a las empresas establecer una presencia rápidamente sin comprometerse con alquileres a largo plazo o gastos de capital significativos .
Esta agilidad es crucial a la hora de probar nuevos mercados, ya que las empresas pueden ajustar sus necesidades de espacio en función de la respuesta y el crecimiento del mercado. Además, los espacios de trabajo flexibles suelen ofrecer oportunidades de establecer contactos y obtener información sobre el mercado local, lo que puede resultar muy valioso para una entrada exitosa en el mercado.
¿Puede explicarnos cómo los espacios de trabajo flexibles mejoran la experiencia general en el lugar de trabajo para los empleados?
(SS): A menudo, este tipo de espacios de trabajo cuentan con una variedad de comodidades que mejoran significativamente la experiencia laboral de los empleados. Estas pueden incluir amplias áreas comunes, espacios de descanso, cabinas telefónicas, salas de reuniones, refrigerios y tentempiés e incluso gimnasios y programas de bienestar como clases de yoga y fitness.
Estas comodidades no solo aumentan la satisfacción y la productividad de los empleados, sino que también ayudan a crear un entorno de trabajo dinámico y atractivo. Los empleados valoran la flexibilidad de poder elegir diferentes entornos de trabajo dentro del mismo espacio, como oficinas privadas, escritorios abiertos y áreas de colaboración.
Cada vez vemos más ocupantes que desean vivir en los edificios más sostenibles y con mayor eficiencia energética, pero a menudo resulta imposible ocuparlos a menos que se firme un contrato de arrendamiento a largo plazo para un piso entero. Las soluciones de espacios de trabajo flexibles dentro de este tipo de activos suelen ser la única forma de que las necesidades más pequeñas (en tamaño) accedan a este tipo de edificios. A medida que los compromisos de Net Zero se vuelven cada vez más importantes, esperamos que aumente la demanda de ocupantes que opten por espacios de trabajo flexibles en los edificios más eficientes energéticamente.
Si bien los contratos de alquiler tradicionales pueden ofrecer configuraciones de oficina más personalizadas con el tiempo, el entorno dinámico y listo para usar de los espacios de trabajo flexibles puede generar mejoras inmediatas en la moral y la eficiencia de los empleados.
Ralph, los espacios de trabajo flexibles ofrecen un servicio externalizado en el que todos los servicios, instalaciones, tarifas comerciales, calefacción y otros costos están incluidos en una tarifa mensual. ¿Cómo podría esta simplicidad y previsibilidad de costos resultar atractiva para las empresas acostumbradas al arrendamiento tradicional?
(RM): Bueno, Simon, el modelo de tarifa mensual con todo incluido de los espacios de trabajo ofrece una simplicidad y una previsibilidad significativas, lo que puede resultar muy atractivo para las empresas. Al agrupar el alquiler, los servicios públicos, el mantenimiento y otros servicios en un único pago, las empresas pueden agilizar su gestión financiera y evitar la molestia de tratar con varios proveedores y los gastos fluctuantes.
Esta previsibilidad facilita la previsión de presupuestos y reduce el riesgo de costos inesperados, lo que permite a las empresas centrarse en sus operaciones principales. Si bien los alquileres tradicionales pueden generar ahorros de costos a largo plazo, la comodidad y la menor carga administrativa de los espacios de trabajo flexibles a menudo superan estos posibles beneficios para muchas empresas.
Ante la incertidumbre sobre si los empleados utilizarán plenamente la oficina , ¿cómo aportan los espacios de trabajo flexibles agilidad a las empresas?
(SS): Los espacios de trabajo flexibles ofrecen a las empresas la agilidad de ajustar su espacio de oficina en función del uso real sin estar sujetas a compromisos a largo plazo. Si una empresa descubre que menos empleados acuden a la oficina, puede reducir el tamaño a un espacio más pequeño o cambiar a un modelo más híbrido en comparación con un contrato de alquiler fijo a largo plazo .
Por el contrario, si surge una necesidad repentina de alojar a más personal, pueden ampliar rápidamente su capacidad. Esta adaptabilidad garantiza que las empresas solo paguen por el espacio que necesitan en un momento determinado, lo que la convierte en una solución rentable y que responde a las fluctuantes demandas de espacio de oficina. Además, los espacios compartidos disponibles dentro de estas instalaciones permiten un margen para acomodar los picos de ocupación que puedan producirse.
En su experiencia con arrendamientos comerciales, ¿cuáles son algunas limitaciones o desafíos que las empresas podrían enfrentar y que podrían mitigarse al optar por espacios de trabajo flexibles?
(RM): Los contratos de arrendamiento tradicionales suelen implicar compromisos a largo plazo, elevados requisitos de capital inicial, costos de impuestos de timbre y responsabilidades de mantenimiento y servicios públicos, lo que puede ser un desafío para las empresas que necesitan adaptarse rápidamente a los cambios del mercado o administrar el flujo de caja con cuidado.
Las empresas también pueden tener problemas con la rigidez de los contratos de alquiler tradicionales si experimentan un rápido crecimiento o reducción de personal. También hay un plazo más largo para ocupar los espacios de alquiler tradicionales debido a la adquisición de equipamiento y al proceso legal; sin embargo, hay algunos ejemplos de propietarios que ofrecen una solución puente de "espacio equipado", que es un contrato de alquiler, pero está listo para ocupar.
Los espacios de trabajo flexibles mitigan estos problemas al ofrecer términos de arrendamiento más flexibles, costos iniciales más bajos y precios con todo incluido, proporcionando una solución más adaptable y financieramente manejable.
Fuente: HLB Global